Projektų valdyme yra daug pasikartojančių užduočių ir standartizuotų procesų, kuriems naudos teikia kompiuterių panaudojimas. Su projektu susijusios išlaidos ir tuo pagrįstas planavimo ir dabartinės būklės palyginimas, pavyzdžiui su uždirbtos naudos analize yra tipiški pavyzdžiai. Iš esmės visas šias užduotis galima atlikti ir su įprasta biuro programine įranga, ypač naudingos yra skaičiuoklės. Specialiai projektų vadovų reikalavimams sukurta projektų valdymo programinė įranga gali greičiau ir veiksmingiau paremti specifinius planavimo ir stebėjimo metodus. Tačiau ir brangiausios ir daugiausia funkcijų turinčios priemonės negali atstoti projektų vadovo kompetencijos.

Projektų valdymo programinė įranga“ nėra aiškiai apibrėžtas produktas – iš esmės tuo galima vadinti viską nuo el. pašto kliento iki duomenų baze paremto multi projekto ir projekto portfelio programinės įrangos. Todėl yra naudinga pirmiausia išsiaiškinti, apie kurią programinės įrangos rūšį kalbama. Iš esmės projektų valdymo programinę įrangą galima suskirstyti į sekančias grupes:

  1. Planavimo programinė įranga, su kuria galima kurti tinklo planus, projekto struktūros planus, reikalavimų sąrašus ir panašiai.

  2. Resursų valdymo programinė įranga, su kuria esami resursai (darbuotojai, mašinos, patalpos ir t.t.) priskiriami užduotims ir valdoma jų apkrova.

  3. Kontrolingo programinė įranga išlaidų skaičiavimui, projekto biudžeto buhalterinei kontrolei, projekto pažangos stebėjimui, taip pat terminų laikymuisi ir pagrindinių rodiklių prognozei.

  4. Programinės įrangos sprendimai specialioms projektų valdymo užduotims, pvz. konfigūravimo valdymui, kokybės valdymui, rizikos valdymui, ekonomijos apskaičiavimui, proceso optimizacijai ir t.t.

  5. Dokumentų valdymo sistemos projekto dokumentų administracijai ir archyvavimui.

  6. Bendradarbiavimo platformos projektų komunikacijai atlikti ir projektų valdymo procesams paremti, pvz. darbų srauto pavaizdavimui.

  7. Programos projekto technikai ir projekto portfelio valdymui, pvz. su bendrais įmonės projektų portfelio top menedžmentui vaizdais.

  8. Standartinė biuro programinė įranga (tekstų apdorojimas, skaičiuoklė, prezentacija ir duomenų bazės valdymas).

  9. Telekomunikacijos programinė įranga (el. pašto klientas, naršyklė, video konferencijos ir t.t.)

Planavimas, resursų valdymas ir kontrolingas yra paprastai sujungti viename programinės įrangos produkte ir atitinka bendrą projektų valdymo programinę įrangą. Tarp tiekėjų šiuo metu yra konkurencija, su vienu produktu pasiūlyti daugumą viršuje išvardintų kategorijų. Šio programavimo rezultatas yra sudėtingos programinės įrangos sprendimai, su didžiule apimtimi ir atitinkamai aukštais įvedimo reikalavimais.

Standartinės biuro programinės įrangos sąraše priskyrimas projektų valdymo programinei įrangai paaiškina, kad projektų valdymas nereikalauja atskiros programinės įrangos. Būtent mažiems projektams yra prasminga, kilusias užduotis spręsti su esamų taikomųjų programų pagalba. Kuo didesnis ir sudėtingesnis projektas, tuo labiau tenka patirti šių programų pajėgumo ribas, taip kad reikia griebtis projektų valdymo programinės įrangos.

Šaltinis: https://www.projektmagazin.de/projektmanagement-software-kompakt