Renginių organizavimo sistema

Party-01
UAB Concept events & media

conceptevent

Renginių organizavimo sistemos diegimas

Problema. Darbuotojai dirba excel, neįmanomas komandinis darbas, verslui gyvybiški duomenys nėra kaupiami sistemingai ir vienoje vietoje, pasikeitus darbuotojams komplikuotas darbų perdavimas naujiems žmonėms, kenčia paslaugų kokybė, klientai skundžiasi aptarnavimo kokybe. Viso to pasėkmė – brangus projektų administravimas, nukenčiantis įmonės įvaizdis ir mažėjančios įplaukos.

Projektui iškeltas tikslas – minimizuoti projektų administravimo kaštus.

Siekiant užsibrėžto tikslo buvo nuspręsta sukurti darbo našumą didinanti sistema pritaikyta renginių organizavimo verslui.

 

Pagrindiniai sistemos moduliai.

Klientai.

Klientų modulyje saugoma informacija apie projektų užsakovus. Kartu su pagrindine kliento informacija bei rekvizitais gali būti sudaromas kontaktinių asmenų sąrašas. Taip pat yra galimybė matyt klientui skirtus projektus bei darbus, matyti suminę projektų informaciją, filtruoti klientus pagal bendravimo datą.

Modulio funkcijos:

  • Klientų sąrašo filtravimas, peržiūra.
  • Kliento kortelės bei susijusių duomenų peržiūra.
  • Klientų įvedimas, redagavimas, naikinimas.
  • Kontaktinių asmenų registravimas.

Rangovai.

Rangovų modulyje saugoma informacija apie projektuose dalyvaujančius paslaugų tiekėjus, atlikėjus ir t.t. Kartu su pagrindine rangovo informacija bei rekvizitais gali būti sudaromas kontaktinių asmenų sąrašas. Taip pat rangovo teikiamų paslaugų sąrašas (rangovų paieškai palengvinti).

Modulio funkcijos:

  • Rangovų sąrašo filtravimas, peržiūra.
  • Rangovo kortelės bei susijusių duomenų peržiūra.
  • Rangovų įvedimas, redagavimas, naikinimas.
  • Kontaktinių asmenų registravimas.
  • Teikiamų paslaugų sąrašo sudarymas.

Projektai.

Modulis skirtas vykdomų, ar vykdytų projektų administravimui, centralizuotam informacijos saugojimui. Modulis leidžia sudaryti projekto renginių sąmatas bei paruošti reikiamus dokumentus.

Modulio funkcijos:

  • Projektų sąrašo peržiūra.
  • Projektų įvedimas, redagavimas, naikinimas.
  • Projekto komandos sudarymas.
  • Renginių bei paslaugų sąmatų sudarymas.
  • Susijusių failų talpinimas, peržiūra, redagavimas.
  • Projekto dokumentų paruošimas.

Darbai.

Darbų modulis skirtas skambučių, susitikimų bei kitų darbų planavimui, laiko apskaitai. Kiekvienas darbuotojas gali matyti savo bei kolegų darbus, kurti naujus darbus, fiksuoti sugaištą laiką.

Modulio funkcijos:

  • Darbų sąrašo filtravimas, peržiūra.
  • Pasirinkto darbo detalių peržiūra.
  • Naujo darbo sukūrimas, esamų dabų redagavimas.
  • Sugaišto laiko fiksavimas.
  • Darbų sinchronizacija su Outlook.
  • Priminimai darbuotojams.

Darbuotojai.

Darbuotojų modulyje saugoma informacija apie įmonės struktūrą (departamentus, pareigybes, įdarbinimo tipus) bei darbuotojus (sistemos naudotojus). Taip pat šiame modulyje valdomi bei darbuotojams priskiriami teisių planai, aprašantys leidimus naudotis atskirais sistemos moduliais.

Modulio funkcijos:

  • Darbuotojų sąrašo filtravimas, peržiūra.
  • Darbuotojo kortelės peržiūra.
  • Darbuotojų įvedimas, redagavimas, naikinimas.
  • Teisių planų paskyrimas darbuotojams.
  • Prisijungimų prie sistemos valdymas.

Nustatymai.

Nustatymų modulyje galima redaguoti bendrinius pasirinkimų sąrašus, dokumentų šablonus bei kitus nustatymus. Šiame modulyje taip pat galima valdyti prieigas prie sistemos modulių (teisių planus).

 Bendra informacija.

Kontaktinių asmenų registras.

Kontaktinių asmenų registras naudojamas klientų ir Rangovų moduliuose. Kiekvienam subjektui (klientui arba rangovui) galima nurodyti kelis kontaktinius asmenis.

Renginių ir darbų kalendorius.

Kalendorius naudojamas klientų bei rangovų moduliuose. Kalendorius leidžia apžvelgti pasirinkto subjekto (kliento arba rangovo) renginius bei kitokius darbus metų intervale. Taip pat matyti trumpą informaciją apie konkrečiai datai numatytą darbą bei metų suvestinę.

Metų kalendorius.

Pagal nutylėjimą kalendoriuje atvaizduojami einamieji metai, bet yra galimybė pasirinkti bet kokius kitus metus. Kalendorius susideda iš 12-os mėnesių, kiekviename mėnesyje pažymimos dienos kai vyksta su pasirinktu subjektų susiję renginiai ar darbai. Dienos paryškinamos bei išskiriamos spalvą, priklausomai nuo darbo tipo.

Dienos informacija.

Pasirinkus dominančią dieną, galima matyti trumpą informaciją apie šiai dienai numatytus darbus, susijusius su subjektu.

Metų suvestinė.

Suvestinėje rodoma apibendrinta informacija už metus, kurie atvaizduojama kalendoriuje. Į suvestinę įskaičiuojami tik su pasirinktu subjektu susiję renginiai bei darbai.

 

Planuojate vertingus pokyčius savo organizacijoje?
Susisiekime

Įgyvendinimo laikotarpis:
2010-04-14 – 2010-12-02

Direktorius Tadas Rimdžius
t.rimdzius@concept.lt
+ 370 5 2333930