Установка системы организации мероприятий

Party-01
UAB Concept events & media

conceptevent

Установка системы организации мероприятий

 

Проблема. Сотрудники работают в Excel, работа в команде не возможна, жизненно важные бизнес- данные не собираются систематически и в одном месте, после ухода работников проблемы с передачей работ новым работникам, страдает качество обслуживания, клиенты жалуются на качество обслуживания. Последствия –дорогое администрирование проекта, ущерб репутации компании и снижение доходов.

Цель проекта — свести к минимуму расходы на администрирование проекта.

Для того, чтобы достичь цели, было решено создать рабочую систему по повышению эффективности труда, предназначенную для бизнеса по организации мероприятий.

 

Основные модули системы.

  1. Клиенты. Клиентский модуль хранит информацию о заказчиках проекта. Наряду с основной информации о клиентах и реквизитах может быть создан список контактов. Кроме того, можно видеть проекты и работы для клиента, совокупную информацию проекта, фильтровать клиентов по дате общения.

Функции модуля:

  • •Фильтрация списка клиентов, просмотр.
  • •Просмотр данных карты клиента,
  • •Ввод, редактирование, удаление данных клиента.
  • •Регистрация контактных лиц.

 

  1. Подрядчики. Модуль подрядчиков хранит информацию о поставщиках услуг проекта, исполнителях и т.д. Наряду с деталями о главном подрядчике и реквизитах может быть создан список контактов. Так же список услуг подрядчика (для более быстрого поиска подрядчика).

Функции модуля:

  • Фильтрация списка подрядчиков, просмотр.
  • Просмотр карты подрядчика и связанных данных.
  • Ввод, редактирование и удаление данных подрядчика.
  • Регистрация контактных лиц.
  • Создание списка предоставляемых услуг.

 

  1. Проекты. Модуль предназначен для исполняемых или исполненных проектов, их администрирования, централизованного хранения информации. Модуль позволяет создавать проектные сметы и подготовить необходимые документы.

Функции модуля:

  • Просмотр списка проектов.
  • Ввод данных проекта, редактирование и удаление.
  • Формирование команды проекта.
  • Oставление сметы мероприятий и услуг.
  • Размещение, просмотр, редактирование связанных файлов.
  • Подготовка проектной документации.

 

  1. Работы. Модуль предназначен для планирования звонков, встреч и других работ,учета времени. Каждый сотрудник может увидеть его работы и работы его коллеги, создать новые работы, фиксировать затраченное время.

Функции модуля:

  • Фильтрация списка работ, просмотр.
  • Сведения о деталях выбранной работы.
  • Создание новой работы, редактирование существующей работы.
  • Фиксирование затраченного времени.
  • Синхронизация работ с Outlook.
  • Напоминания сотрудникам.

 

  1. Сотрудники. Модуль сотрудников хранит информацию о структуре компании (отделы, должности, виды занятости) и сотрудниках (пользователи системы). Кроме того, этот модуль управляет и сотрудникам назначенными планами прав, описывающие разрешения на использование отдельных модулей системы.

Функции модуля:

  • Фильтрация списка работников, просмотр.
  • Обзор карты работника.
  • Ввод данных сотрудников, редактирование и удаление.
  • Назначение планов прав работникам.
  • Управление подключением к системе.

 

  1. Настройки. Модуль Настройки предназначен для редактирования списков основных показателей, шаблонов документов и других параметров. Этот модуль также может управлять доступом к системным модулям (планы прав).

 

  1. Общая информация.

7.1. Регистр контактных лиц. Регистр контактных лиц используется в модулях заказчиков и подрядчиков. Каждый субъект (клиент или подрядчик) может включать в себя несколько контактных лиц.

7.2. Календарь мероприятий и работ. Календарь используется в модулях заказчиков и подрядчиков. Календарь используется клиентами и подрядчиками модулей. Календарь позволяет просматривать события и мероприятия выбранного субъекта (клиента или подрядчик) в диапазоне на год. Он также показывает краткую информацию о работе в конкретной дате и годовое резюме.

7.3. Календарь на год. По умолчанию календарь отображает текущий год, но можно выбрать любой другой год. Календарь состоит из 12 месяцев, в каждом месяц отмечается день, когда проходят мероприятия с выбранным субъектом. Дни выделены цветом и отличаются в зависимости от вида работ.

7.4. Ежедневная информация. Выбрав интересующий Вас день, Вы можете увидеть краткую информацию о плановой работе на этот день, связанной с субъектом.

7.5. Годовое резюме. Резюме показывает итоговую информацию за год, которая отображается в календаре. Отчет содержит только выбранный субъект и связанные с ним работы и события.

Планируете важные изменения в Вашей организации?

обратная связь